دليل تسيير المكتبة المدرسية

ولا شك أن الظروف الاقتصادية والاجتماعية الحالية تزيد من أهمية المكتبة وضرورتها للقراء خاصة منهم التلاميذ حيث تتسم هذه الظروف بالغلاء المطرد وعجز التلاميذ عن اقتناء رصيد شخصي كاف من الكتب اللازمة لمراجعتهم وتدعيم دراستهم فضلا عن صعوبة التقاءهم للعمل الجماعي خارج المؤسسة .
وقد حرصت الوزارة باستمرار على إنشاء المكتبات وتدعيمها واستغلالها لفائدة التلاميذ ويكفي للتذكير بذلك أن نشير إلى بعض المناشير العديدة التي صدرت في هذا الشأن ومنها :
- المنشور 67/89 بتاريخ 28/02/89 ، - المنشور الوزاري رقم 200/90 في 06/11/90 .
- مذكرة الوزير رقم 01 في 31/03/96 ، - المنشور الوزاري رقم 133 في 02/08/98 الذي ينص على انطلاق السنة الدراسية الحالية تحت شعار (( المطالعة مفتاح المعرفة )) ، وعلى اعتبار هذه السنة سنة للمطالعة في كافة المؤسسات .
ومن المفيد أخيرا التذكير بالفقرة 04 من مذكرة الوزير رقم 852 حول العناية بالأقسام النهائية ، والتي تنص على وجوب إثراء المكتبة وتشغيلها وبذل المجهودات للحصول على الاعتمادات من مختلف المصادر الممكنة ، كما أنه من المفيد أيضا الإشارة إلى الدراسة القيمة التي أصدرها المركز الوطني للوثائق التربوية بعنوان ( المكتبة المدرسية ) ضمن سلسلة : ( من قضايا التربية ) والتي ضمنها كتابه السنوي لسنة 1998 .
3- محتوى المكتبة :
يتزايد تنوع مصادر المعرفة بسرعة تقدم العلم والتكنولوجيا ، ولذا ينبغي السعي الدائم لإثراء المكتبة بمختلف هذه المصادر ومنها : الكتب ، المجلات ، الدوريات ، الأشرطة السمعية البصرية ، الأفلام ، الأقراص ، الإعلام الآلي ...
4- تموين المكتبة :
يجب استغلال كل الإمكانات المتاحة :
الاعتماد المخصص في ميزانية التسيير ضمن البند : 244 – بعض موارد البند 513 – موارد جمعية أولياء التلاميذ – مساهمات التلاميذ والأولياء والمدرسين – الهبات والتبرعات المحتملة ، المنح الخاصة ...( انظر مذكرة الوزير رقم 852 – الفقرة 4 ... ) .
5- تنظيم المكتبة :
1.5- الجرد العام للمكتبة :
أ- سجل الجرد :
ينص المرسوم 91-455 المؤرخ في 23/11/1991 المتعلق بجرد الأملاك الوطنية ( الجريدة الرسمية رقم 60/91 ) في المادة 23 على مايلي :
المادة 23 : تسجل في (( سجل خاص بالجرد )) الكتب والمؤلفات ومجموعات المؤلفات التي تشتريها المصالح وتضعها في مكتباتها أو يحوزها موظفوها . يثبت ( سجل الجرد الخاص ) المذكور الذي يمسكه العون المكلف بالمكتبة تحت مسؤوليته الشخصية تسلم المؤلف ووجوده الفعلي مع البيانات والمراجع التي تمكن من التعرف عليه ومراقبته .
وتنص التعليمة 889 الصادرة عن وزارة الاقتصاد في 01/12/1992 على تسجيل الكتب والمجلات المكتسبة من طرف المصالح أو الموجودة في حيازة المكتبات أو مستخدمي المصالح في الدفتر الخاص للجرد أو في قائمة من نفس المضمون ، ويكون هذا الدفتر أو القائمة أما ملحق سجل الجرد أو في سجل متميز .
وأخيرا فإن منشور وزارة التربية الوطنية رقم : 143/97 المؤرخ في : 30/07/1997 ينص على أن جميع الكتب والمؤلفات تخضع للجرد مهما كان ثمن شرائها ، كما ينص على أن كل المؤسسات مجبرة باحترام القرار المؤرخ في : 21/07/1987 المحدد لنموذج سجل الجرد وعلى ضرورة مسك سجل من نفس الشكل بغرض تسجيل كل المؤلفات والكتب والموسوعات العلمية المتواجدة في المكتبات باستثناء المجلات والدوريات مهما كان ثمن شرائها .
وتطبيقا لذلك يجب مسك سجل للجرد العام للمكتبة حسب النموذج المنصوص عليه والمتضمن 8 خانات ( أعمدة ) هي :
1- رقم التسجيل 2- تاريخ التكفل بالتسجيل 3- تعيين الشيء المجروج 4- مصدره 5- قيمته 6- تخصيصه 7- خروجه 8- ملاحظات ( انظر الملحق رقم 01 ) .
مع اعتبار الملاحظات التالية :
1- تسجيل كل كتاب = كل نسخة – كل جزء في سطر مستقل ، وإعطاؤه رقما مستقلا مهما تكرر . ( أي كتاب من 10 نسخ أو أجزاء يسجل في 10 أسطر منفصلة ) .
2- يجب ذكر المعلومات الأساسية التي تمكن من التعرف على الكتاب ومراقبته في العمود رقم 03 (التعيين ) ، وخاصة : العنوان – المؤلف – الناشر – رقم الطبعة وسنتها – والأفضل أن يضاف الرمز الخاص بمادة الكتاب تسهيلا لعملية التصنيف ، كما سيلي أدناه ، ولذا ننصح بتوسيع هذا العمود ( العمود 03 ) ما أمكن وإن اقتضى الأمر تسطير سجل يحقق هذا الغرض ، إن كانت السجلات المطبوعة المتوفرة في السوق لا تفي به ، أو استعمال أكثر من سطر واحد لتعريف الكتاب .
مثال : ( قضايا فلسفية – جمال الدين بوقلي حسن – المؤسسة وللكتاب – ط4 (1986) – ك ) .
3- الإشارة إلى مصدر الكتاب في العمود 4 : شراء – هبة – منحة أولية – تحويل من ...
4- ذكر ثمن شراء الكتاب أو قيمته التقديرية بتاريخ الجرد ( في العمود 5 ) .
5- ذكر مكان وجود الكتاب : المكتبة - مكتب المدير – المخبر ... ونؤكد هنا على إدراج جميع الكتب الموجودة في مختلف المحلات ضمن الجرد العام للمكتبة ، وعلى وضعها ضمن تصرف القارئ وعلى إمضاء المصلحة المعنية على التكفل بالكتاب الموضوع تحت تصرفها
6- يشار في العمود رقم 07 إلى وثائق الإثبات المبررة للخروج من الجرد لأي سبب ( إتلاف – ضياع – سرقة ... محضر رقم ... مؤرخ في ... ) .
ب- بطاقات الجرد : (ملحق 2)
نص المنشور 143 المشار إليه على الإبقاء على استعمال البطاقات أ ، ب ، ج ، د وبناء عليه يوضع لكل كتاب ( مهما تعددت نسخه وأجزاؤه ) بطاقة للجرد في نسختين :
- بيضاء تحفظ لدى المقتصد – برتقالية ( صفراء ) تحفظ لدى المتكلف بالمكتبة وتسجل على البطاقة كل المعلومات اللازمة لتعريف الكتاب : رقم الجرد ، رقم الترتيب في المكتبة ، ( رقم التصنيف
الرمز – العنوان – المؤلف – الناشر – السنة – عدد النسخ أو الأجزاء – التكفل المتتالي بالكتاب – الإسقاط .
وتجدر الإشارة إلى أن بطاقات الجرد تحفظ مستقلة ولا تحل محل بطاقة الكتاب ( بطاقة الإعارة ) التي توضع في كل نسخة أو جزء بغرض معرفة مدى مقروئيته ومستعيريه .
ملاحظة : تجرد التجهيزات والوسائل المختلفة في المكتبة ضمن الجرد العام ويشار إلى وضعها في المكتبة في خانة التخصيص :
الأثاث – أجهزة الإعلام الآلي – الوسائل السمعية البصرية ...
ج – فحص ومراقبة الجرد :
ينص المنشور الوزاري 13/07 على أن عملية فحص الجرد ، تهدف إلى معاينة كل منقول مسجل بالجرد عند :
- عملية تأسيس الجرد
- نهاية كل سنة
- عمليات تسليم المهام بين اللآمرين بالصرف والمسيرين الماليين .
وفضلا عن ذلك يطلب من المكلف بالمكتبة أن يقوم في فترة مداومته خلال عطلتي الشتاء والربيع بعملية مراجعة وتفقد الكتب للتأكد من تطابق الموجود منها مع المسجل في الجرد .
ولتسهيل العملية ينصح باستعمال الفهرس المصنف ( أو سجل التصنيف ) لهذا الغرض كما يطلب منه الحرص على استرجاع الكتب المعارة من التلاميذ والموظفين في الوقت المناسب قبل نهاية السنة ، خاصة من الذين يعرفون أنهم سيغادرون المؤسسة .
2.5- ترتيب المكتبة ( التصنيف ) :
يقصد بالترتيب ، تصنيف الكتب في مجموعات تبعا لفروع المعرفة بهدف الحصول على كتاب معين في مادة ما بسهولة ، وإرجاعه إلى موضعه على الرفوف بنفس السهولة ، وكذا إضافة عناوين جديدة في المادة أو نسخا من عناوين موجودة فيها دون اختلال التصنيف ، ودون الحاجة إلى إعادته أو تغييره كما يمكن التصنيف من معرفة محتوى المكتبة وتعداده حسب المواد .
منهجية التصنيف:
يعتمد التصنيف على مادة ( موضوع ) الكتاب ، ويختلف بساطة وتعقيدا تبعا لحجم المكتبة وآفاق توسعها وتنوع محتوياتها ، وعموما فإن أي تصنيف يجب أن يمكن من :
- توزيع الكتب في مجموعات تبعا لتقاربها في الموضوع .
- ترقيم عناوين كل مجموعة بدءا من 01 إلى رقم آخر عنوان فيها .
- بقاء الترقيم مفتوحا بحيث يأخذ كل عنوان جديد الرقم الموالي لآخر رقم ترتيبي .
- التمييز بين أرقام الترتيب المتكررة في مختلف المواد بإضافة رمز معين للمجموعة ( رمز المادة ) .
- يمكن أن يكون هذا الرمز رقما آخر أو حرفا مفردا أو مزدوجا ، ولتفادي الخلط بين رقم التصنيف ورمز المادة ، ننصح باستعمال الترميز بالحروف الهجائية ، فإذا رمزنا لمادتي الرياضيات والفيزياء بالرمزين أ ، ب على التوالي فإن العنوان رقم 20 سيكون رقم تصنيفه كما يلي :
أ 20 ( في الرياضيات ) ب 20 ( في الفيزياء )
وفي هذا الباب نشير إلى الطريقتين المستعملتين للتصنيف :
أ.1 – التصنيف العشري ( طريقة ديوي ) ، وفيها :
1- تقسم كل المعارف إلى 10 أقسام كبرى يرمز لها من 000 إلى 900 ( الترتيب العشري ) . ( فمثلا : تحمل مجموعة الآداب واللغات الرمز 800 ) .
2- تقسم كل رتبة بدورها إلى 10 أجزاء ، يشكل مجموعها الأقسام المئة . فمثلا في القسم السابق 800 يرمز للأجزاء من 800 إلى 890 : ....810 أدب عربي ، 860 الأدب الفرنسي ، 890 آداب اللغات الأخرى .
3- يجزأ كل واحد من الأقسام المئة إلى عشرة شعب ، يشكل مجموعها ( الشعب الألف ) ، فمثلا 810 يجزأ من 810 إلى 819 :
810 الأدب العربي ... 815 الخطابة العربية ... 819 النثر العربي .
4- يتكون رقم التصنيف في ه\ه الطريقة من رقمين ، رقم المجموعة التي ينتمي إليها ( ويمثل الرمز ) ورقم ترتيبه في ه\ه المجموعة ، فمثلا : في الرقم 14/819 :رقم 819 هو رقم المجموعة (شعبة النثر العربي ) ورقم 14 هو رقم الترتيب فيها ؛ أي أن الكتاب الذي يحمله هو الكتاب رقم 14 في المجموعة .
6- تسيير واستعمال المكتبة :
( الإشراف – التوقيت – المطالعة الداخلية – الإعارة الخارجية – النظام الداخلي ...)
لا قيمة للمكتبة وما بها من مصادر متنوعة للمعرفة إن لم تقدم خدماتها للأساتذة والمدرسين ولذا يجب تسخير كل الإمكانات المادية والبشرية المتاحة لضمان فتحها واستعمالها طوال وقت العمل – وخاصة أمسية الاثنين – أو على الأقل جزء من هذا الوقت عند التعذر القاهر . ولهذا الغرض ينبغي إعلام التلاميذ بأوقات المطالعة المخصصة لهم على امتداد الأسبوع :
- عن طريق الإعلان العام
- في جداول استعمال الزمان للأقسام
- بمناسبة زياراتهم في الأقسام منذ بداية السنة
النص على ذلك في النظام الداخلي الذي يملى عليهم لكتابته في القسم المخصص بدفتر المراسلة ، ومهما تكن الصعوبات التي تعترض ذلك – وخاصة في توفير المحل المناسب والتأطير اللازم – فإن إيمان المسيرين – لاسيما منهم المدير – بأهمية الدور التربوي للمكتبة ، وحبهم للتلاميذ واهتمامهم الشخصي بتشجيع المطالعة وسعيهم لازدهار الجو الثقافي للمؤسسة ... سيمكن لا محالة من الوصول إلى الحل المناسب الذي يسمح بوضع المكتبة تحت تصرف التلاميذ ومختلف فئات القراء ، كل الوقت أو بعضه على الأقل .
1.6- الإشراف :
يسند الإشراف على تسيير واستعمال المكتبة لمساعد الوثائقي في حالة فتح منصبه في الخريطة الإدارية ( عند توفر أكثر من 600 تلميذ ، 2000 كتاب ومكتبة وقاعة للمطالعة ) . وعند التعذر ، يكلف المدير من فيه المواصفات التربوية والتنظيمية اللازمة لذلك وخاصة : الرغبة وحب الكتاب والتلميذ ، والانضباط والمرونة وحسن الاستقبال ، والحد الأدنى من التكوين الثقافي والمهني الذي يمكنه من تشغيل المكتبة ، وتقديم الخدمات المطلوبة للقراء على اختلاف أعمارهم ومستوياتهم ، ولا شك أن فعالية المكتبة ونجاحها يتوقف إلى حد كبير على شخصية وكفاءة المشرف عليها .
2.6- التوقيت :
- يجب أن تفتح المكتبة ( عند توفر المشرف ) طوال وقت الدوام العادي – بما فيه أمسية الاثنين لكل التلاميذ ويفضل زيادة على ذلك تخصص حصة أسبوعية أو أكثر لكل قسم ، تدرج في توقيته العادي ، وذلك زيادة على التحفيز وإشعارا بالعناية والاهتمام .
- يجب الإعلان الواسع عن مواعيد فتح المكتبة واستعمالها لكل القراء ، باستعمال كل الوسائل – كما سبق أع
- الإعارة : وهي نوعان :
أ- الداخلية ( المطالعة الداخلية ) :لاه - .
حيث يسمح للقارئ موظفا أو تلميذا ، بأخذ كتاب أو أكثر لمطالعته داخل قاعة المطالعة أو في حجرة مجاورة ( إن لم تتوفر قاعة للمطالعة ) ، مع إعادته قبل المغادرة ، ويخصص لذلك دفتر خاص وفق النموذج الملحق ( الملحق رقم 08 ) .
ب- الخارجية :
حيث يسمح للقارئ بأخذ كتاب لاستعماله خارج المؤسسة لمدو معينة ويحدد النظام الداخلي عدد الكتب المعارة ، ونوعيتها ( الكتب القابلة للإعارة ) ، وكذا مدة الإعارة ، وتستعمل لهذا الغرض وثيقتان :
1- سجل الإعارة ( الخارجية ) : وتسجل فيه أسماء المستعيرين والكتب المستعارة وتاريخ الاستلام والإرجاع مع الإمضاء ، وذلك حسب النموذج الوارد في ( الملحق 07 ) ، ويفضل تصنيف التسجيل في هذا السجل حسب الأقسام ، تسهيلا لمعرفة عدد المستعيرين في كل قسم ونوعية الكتب المقروءة فيه – يسجل القراء الآخرون في قسم مستقل .
2- بطاقة الإعارة ( بطاقة الكتاب ) : حيث ترفق بكل كتاب ، وتسحب منه عند إعارته ، وهي تمكن من معرفة مقروئية الكتاب ، عدد مرات إعارته ( وبالتالي مدة الإقبال عليه ) .
- أسماء الذين استعاروه ( نوعية القراء ) ، وتكون حسب النموذج المرفق ( ملحق 09 ) .
4.6- التقرير الدوري لنشاط المكتبة :
يحدد النظام الداخلي للمكتبة دورية ه\ا التقرير الذي يقدمه المكلف بالمكتبة إلى المدير عن طريق نائب المدير للدراسات – مع الاحتفاظ بنسخة منه ، ويتضمن :
- حجم الإعارة : الداخلية - الخارجية – عدد المستعيرين حسب المستوى والصفة – نسبة الإعارة – المتأخرين في إرجاع الكتب بعد إنتهاء الأجل المحدد ( لمتابعتهم ) – كل الملاحظات المفيدة وخاصة : النظافة - الإتلافات والضياع – الكتب المطلوبة أكثر – دخول وخروج الكتب ... ( الملحق رقم 10 ) ، تتوقف دورية التقرير على ثراء المكتبة – مدى الاستعمال – حجم المؤسسة ...
– النظام الداخلي للمكتبة :
ينبغي أن تضبط الإجراءات المتعلقة باستعمال المكتبة في جلسة لمجلس التنسيق الإداري موسعة للمكلف بالمكتبة إضافة إلى حضور واحد أو أكثر من الأساتذة والتلاميذ . تدون الترتيبات المتفق عليها في لائحة تكتب بخط واضح وتشكل مايعرف بالنظام الداخلي الذي يعلق في المكتبة ويعلن للقراء ليطلعوا عليه ويلتزموا به . ومن بين الترتيبات التي ينبغي أن تدرج في هذا النظام : طريقة الإعارة – الكتب القابلة للإعارة والغير قابلة – مدة الإعارة – عدد الكتب المعارة في كل مرة – الإجراءات الجزئية اللازمة عند تجاوز مدة الإعارة وعند الضياع أو الإتلاف ... شروط المطالعة الداخلية – تقرير النشاط ... ( الملحق 11 ) .
7- أهم الوثائق اللازم توفرها في المكتبة :
يمكن مما سبق ضبط الوثائق المطلوبة في المكتبة في القائمة التالية :
- سجل الجرد العام
- بطاقات الجرد
- سجل التصنيف
- ختم المكتبة : لتسجيل الجرد والتصنيف
- دليل الإحصاء و التصنيف ( في عدة نسخ )
- دليل القراء ( الفهرس المصنف ) ( في عدة نسخ )
- سجل الإعارة الخارجية
- دفتر المطالعة الداخلية
- بطاقات الإعارة ( بطاقة الكتب )
- جدول التوقيت
- لائحة النظام الداخلي
- تقرير النشاط

التعليقات

موضوع رائع جدا ، مشكوووووووووووووور